La Junior du Bois

Catégorie : Organisation

  • Présentation de la démarche qualité

    Présentation de la démarche qualité

    Avec un mandat 2020 plus nombreux en terme d’effectifs, plein de motivation et le passage de la marque Junior-Initiative qui atteste la rigueur de la Junior du Bois, il était l’heure de se hiérarchiser. Mais attention, en Junior-Entreprise, hiérarchie ne veut surtout pas dire supériorité d’un poste sur un autre, non, à la Junior du Bois nous prônons une prise de décision collective.

    En revanche nous avions besoin de nous hiérarchiser dans nos débats, dans nos documents, dans nos fonctionnements.

    En effet une Junior-Entreprise est une vis sans fin d’innovation (clin d’œil du menuisier), les mandats changent chaque année tout comme les belles idées. Il faut donc toujours capitaliser nos savoirs pour mieux les transmettre et par dessus tout : les organiser. Je suis actuellement Vice-Président et donc responsable qualité, audit et processus. Voici la pyramide qualité que j’ai mise en place :

    • Management de la structure : un ensemble de documents fondateurs de la Junior du Bois qui définissent nôtre raison d’être
    • Book de passation : un manuel d’utilisation de la structure qui consigne toutes les informations à transmettre à un nouveau mandat
    • Fiches de postes : présente les responsabilités, devoirs et outils de travail de chaque poste tout au long de l’année
    • Processus : un processus permet aux mandats de gagner en temps et en qualité sur des tâches qu’il faut réaliser au moins une fois par mandat, ce document explique la démarche générale pour arriver au résultat escompté
    • Procédure : vient compléter un processus avec des « recettes de cuisine » et des check-list précises
    • Documents types : très important, il faut qu’ils soient annotés ! C’est la base de l’efficacité en Junior

    Le plus important dans cette pyramide est la notion de hiérarchie, tous ces documents sont communs dans une Junior Entreprise mais pour les créer et les appliquer au quotidien cette organisation est nécessaire.

    Un document inférieur ne peut pas contredire un document supérieur, si c’est le cas le document inférieur doit être révisé.

    De cette façon la prise de décision est facilité et les incohérences sont supprimées. Finalement le but principal d’une démarche qualité est de satisfaire nos clients, avec cette pyramide nous mettons toutes les chances de notre côté !

     

    Je souhaite tout particulièrement remercier Fabien Clément qui est, entre-autre, responsable audit chez notre partenaire Bois HD et qui m’aura bien éclairé en nous présentant le fonctionnement de sa structure !

    pyramide_qualite
  • Le fonctionnement d’une étude

    Le fonctionnement d’une étude

    Toute étude commence par un premier contact de la part du client. Les détails sont listés de manière claire pour que le Conseil d’Administration puisse valider ou non si la Junior du Bois s’occupera de l’étude. Si l’étude est acceptée, un volontaire se désignera pour être le chargé d’étude. Ce poste n’est pas à prendre à la légère car il est lourd de responsabilités et est un point clé de la réussite de l’étude.

    Une fois le cahier des charges défini et les documents signés, le chargé d’étude peut mener une campagne de recrutement en collaboration avec le/la responsable RFP (Recrutement Formation Passation) afin de désigner celui ou celle qui réalisera l’étude.

    L’étude peut enfin commencer lorsque l’intervenant(e) aura donné tous les documents nécessaires. A partir de là, le chargé d’étude doit mettre tous les moyens en œuvre pour que l’étude se passe sans aucun problème (ou presque). Pour cela, il peut s’aider premièrement, des autres chargés d’études (ceux des promotions précédentes ou ceux de la même promotion). Il peut aussi s’aider des processus et procédés qui ont été longuement travaillés afin de donner aux chargés d’études une vision la plus précise et claire possible du déroulement d’une étude. Et enfin, il peut s’appuyer sur le soutient de l’école et notamment des enseignants qui, pour certains, ont de l’expérience et du recul en terme de management de projet.

    Si l’étude n’a pas connu de retard et que l’intervenant(e) a respecté le cahier des charges, alors l’étude peut passer en phase finale. Dans cette phase finale, le chargé d’étude transmet le(s) livrable(s) au client, ainsi que les derniers documents à signer. S’en suit deux derniers rendez-vous ; un avec le client et un avec l’intervenant(e) pour faire le bilan sur le déroulement de l’étude et leurs faire remplir le questionnaire de satisfaction qui permet à la Junior du Bois de s’améliorer continuellement.

    Après cette dernière étape, l’étude peut être clôturée et le chargé d’étude peut alors à son tour remplir un dernier document qui est la fiche de debrief de l’étude. Dans cette fiche, sont écrits les détails importants concernant l’étude, notre ressenti, comment s’est déroulé l’étude selon notre point de vue, tout cela dans le but de faire un retour d’expérience sur ce que le chargé d’étude a vécu et les conseils qu’il souhaite transmettre aux prochains.

    Le facteur humain fait que le planning ou le cahier des charges n’est pas toujours respecté, sans parler des autres facteurs qui peuvent impacter l’étude. Mais le déroulement d’une étude, comme tout ce qui existe dans la vie est fait de hauts et de bas. Et de mon point de vue de responsable des études, je pense que c’est une expérience humaine à vivre car elle permet de mieux nous connaitre et mieux comprendre comment gérer ce facteur humain.