Toute étude commence par un premier contact de la part du client. Les détails sont listés de manière claire pour que le Conseil d’Administration puisse valider ou non si la Junior du Bois s’occupera de l’étude. Si l’étude est acceptée, un volontaire se désignera pour être le chargé d’étude. Ce poste n’est pas à prendre à la légère car il est lourd de responsabilités et est un point clé de la réussite de l’étude.
Une fois le cahier des charges défini et les documents signés, le chargé d’étude peut mener une campagne de recrutement en collaboration avec le/la responsable RFP (Recrutement Formation Passation) afin de désigner celui ou celle qui réalisera l’étude.
L’étude peut enfin commencer lorsque l’intervenant(e) aura donné tous les documents nécessaires. A partir de là, le chargé d’étude doit mettre tous les moyens en œuvre pour que l’étude se passe sans aucun problème (ou presque). Pour cela, il peut s’aider premièrement, des autres chargés d’études (ceux des promotions précédentes ou ceux de la même promotion). Il peut aussi s’aider des processus et procédés qui ont été longuement travaillés afin de donner aux chargés d’études une vision la plus précise et claire possible du déroulement d’une étude. Et enfin, il peut s’appuyer sur le soutient de l’école et notamment des enseignants qui, pour certains, ont de l’expérience et du recul en terme de management de projet.
Si l’étude n’a pas connu de retard et que l’intervenant(e) a respecté le cahier des charges, alors l’étude peut passer en phase finale. Dans cette phase finale, le chargé d’étude transmet le(s) livrable(s) au client, ainsi que les derniers documents à signer. S’en suit deux derniers rendez-vous ; un avec le client et un avec l’intervenant(e) pour faire le bilan sur le déroulement de l’étude et leurs faire remplir le questionnaire de satisfaction qui permet à la Junior du Bois de s’améliorer continuellement.
Après cette dernière étape, l’étude peut être clôturée et le chargé d’étude peut alors à son tour remplir un dernier document qui est la fiche de debrief de l’étude. Dans cette fiche, sont écrits les détails importants concernant l’étude, notre ressenti, comment s’est déroulé l’étude selon notre point de vue, tout cela dans le but de faire un retour d’expérience sur ce que le chargé d’étude a vécu et les conseils qu’il souhaite transmettre aux prochains.
Le facteur humain fait que le planning ou le cahier des charges n’est pas toujours respecté, sans parler des autres facteurs qui peuvent impacter l’étude. Mais le déroulement d’une étude, comme tout ce qui existe dans la vie est fait de hauts et de bas. Et de mon point de vue de responsable des études, je pense que c’est une expérience humaine à vivre car elle permet de mieux nous connaitre et mieux comprendre comment gérer ce facteur humain.